ЗАМОВИТИ ПОСЛУГУ
  • Головний офіс (Київ): вул.Велика Васильківська, 77

Порядок засвідчення офіційних документів виданих іноземними державами

В даному розділі Ви отримаєте відповідь на запитання який порядок засвідчення офіційних документів виданих іноземними державами.

На офіційному сайті Міністерства закордонних справ України міститься роз’яснення, що іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:

По перше, за умови їх засвідчення штампом апостиль, якщо вони складені на території держав-учасниць Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 р. (Гаазька конвенція)

Відповідно до частини другої статті 3 Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, дотримання процедури проставлення апостиля не може вимагатися державами-учасницями Конвенції, якщо існують угоди між двома або декількома державами, які відміняють або спрощують дану процедуру або звільняють сам документ від легалізації;Для цілей цієї

Конвенції офіційними документами вважаються:

a) документи, які виходять від органу або посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від  органів  прокуратури,  секретаря  суду або судового виконавця;

б) адміністративні документи;

в) нотаріальні акти;

г) офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі  як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та
офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Однак ця Конвенція не поширюється:

a) на документи, складені дипломатичними або консульськими агентами;

б) на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

Україна приєдналась до Гаазької конвенції в 2002 році. На сьогоднішній день, до даної конвенції приєдналось близько 130 держав. До даної конвенції приєднались наступні держави:

1. Австралія
2. Австрія
3. Азербайджан
4. Албанія
5. Андора
6. Антигуа і Барбуда
7. Американське Самоа
8. Аруба
9. Аргентина
10. Багами
11. Барбадос
12. Бахрейн
13. Беліз
14. Бельгія
15. Бермудськи острови
16. Республіка Білорусь
17. Болгарія
18. Боснія і Герцеговина
19. Ботсвана
20. Бразилія (з серпня 2016)
21. Бруней
22. Британські Віргінські острови
23. Бурунді
24. Вануату
25. Венесуела
26. Вірменія
27. Гвіана
28. Гондурас
29. Гренада
30. Греція
31. Грузія
32. Гуам
33. Данія
34. Домініка
35. Домініканська Республіка
36. Джерсі
37. Еквадор
38. Ель Сальвадор
39. Естонія
40. Ізраіль
41. Індія
42. Ірландія
43. Ісландія
44. Іспанія
45. Італія
46. Казахстан
47. Кабо-Верде
48. Киргизстан
49. Китай, Гонконг
50. Китай, Макао
51. Кіпр
52. Кабо-Верде
53. Колумбія
54. Корея (Республіка Корея)
55. Коста-Ріка
56. Латвія
57. Лесото
58. Литва
59. Ліберія
60. Ліхтенштейн
61. Люксембург
62. Маврикій
63. Македонія
64. Малаві
65. Мальта
66. Маршалові острови
67. Мексика
68. Республіка Молдова
69. Монако
70. Монголія
71. Острів Мен
72. Монтсеррат
73. Намібія
74. Нідерланди
75. Нікарагуа
76. Німеччина
77. Ніуе
78. Нова Зеландія
79. Нова Каледонія
80. Норвегія
81. Оман
82. Острова Кука
83. Панама
84. Парагвай
85. Перу
86. Південно-Африканська Республіка
87. Польша
88. Португалія
89. Російська Федерація
90. Румунія
91. Сальвадор
92. Самоа
93. Сан-Марино
94. Сан-Томе і Принсіпі
95. Свазиленд
96. Сейшельські острови
97. Сент-Вінсент і Гренадини
98. Сент-Кітс і Невіс
99. Сент-Люсія
100. Сербія
101. Словаччина
102. Словенія
103. Об’єднане Королівство Великобританії та Північної Ірландії
104. Сполучені Штати Америки
105. Суринам
106. Таджикістан
107. Тонга
108. Тринидад і Тобаго
109. Туреччина
110. Угорщина
111. Узбекистан
112. Україна
113. Уругвай
114. Фіджи
115. Фінляндія
116. Франція
117. Хорватія
118. Чешська Республіка
119. Чілі (з 30 серпня 2016 року)
120. Чорногорія
121. Швейцарія
122. Швеція
123. Японія

По друге, без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори.

Інформація щодо застосування міжнародних договорів України про правову допомогу в частині, що стосується скасування вимоги легалізації офіційних документів, виданих компетентними органами Договірних Сторін, міститься у листі Міністерства юстиції України від 11.05.2010 №26-26/291. До переліку таких країн входить:

  1. Азербайджан,
  2. Білорусь,
  3. Болгарія,
  4. Вірменія,
  5. Грузія (не поширюється на Автономну Республіку Абхазії та колишню автономну область Південної Осетії),
  6. Естонія,
  7. Казахстан,
  8. Киргизстан,
  9. Македонія,
  10. Латвія,
  11. Литва,
  12. Монголія,
  13. Польща,
  14. Республіка Молдова,
  15. Російська Федерація,
  16. Румунія,
  17. Сербія,
  18. Таджикистан,
  19. Угорщина,
  20. Узбекистан,
  21. Чехія.

По третє, за умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.

Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України. Легалізація - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Легалізації не підлягають:

- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;

- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.

- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

- фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;

- юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

За консульську легалізацію справляється консульський збір.

Легалізація офіційних документів у Департаменті консульської служби МЗС України

Департамент консульської служби легалізує наступні документи:

- оригінали офіційних документів нового українського зразка, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, які засвідчені обласним управлінням юстиції тієї області, де вони видані, управлінням юстиції АР Крим, міським управлінням юстиції міст Києва та Севастополя, Центральним та Лівобережним відділом РАЦС м. Києва;

- оригінали документів про освіту міжнародного зразка легалізуються у супроводі листа-звернення вищого навчального закладу, що видав документи, засвідченого у мiнiстерствi, яке курує відповідний навчальний заклад;

- документи, засвідчені або видані нотаріусами, після їх оформлення в Міністерстві юстиції України.

Після легалізації в Департаменті консульської служби офіційні документи повинні бути засвідчені в дипломатичному представництві тієї країни, де вони будуть використовуватись.

Департамент консульської служби легалізує офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.