Чи можна повідомляти працівника про суму виплаченої зарплати на його електронну пошту

При кожній виплаті зарплати роботодавець повинен повідомити працівника про дані, що відносяться до періоду, за який проводиться оплата праці, зокрема: загальну суму заробітної плати з розшифровкою за видами виплат, розміри і підстави відрахувань із зарплати, а також суму зарплати, яка належить до виплати (ст . 30 Закону України "Про оплату праці" від 24.03.1995 р № 108/95-ВР, далі - Закон).

Інше чинним законодавством не передбачено. Чіткої форми повідомлення про розмір зарплати нормативно-правовими актами не встановлено. Як правило, на підприємстві працівникові при виплаті зарплати надається розрахунковий лист про дані за сумами, які належать до виплати працівникові, і відрахувань з них.

У той же час законодавством не передбачено заборони в разі згоди працівника на надання йому інформації про розмір його зарплати на зазначену ним електронну адресу.

Статтею 31 Закону встановлено, що відомості про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу працівника.

Законодавством України не передбачено встановленої форми таких відомостей, яку повинен надавати працівникові роботодавець відповідно до зазначеної статті, оскільки існують різні випадки в необхідності отримання відомостей.

Зокрема є затверджена форма довідки, яку працівнику надає роботодавець про доходи (заробітну плату), наприклад довідка про доходи для призначення соціальної допомоги і житлових субсидій або для оформлення пенсії тощо.

Щодо відповідальності, то невиконання норм Закону (будь-якої статті) є порушенням законодавства про оплату праці.

Що саме роботодавець зобов’язаний повідомити

Перелік даних закріплений статтею 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р. № 108/95-ВР. При кожній виплаті зарплати працівник має отримати три групи відомостей за період, за який проводиться оплата: загальну суму заробітної плати з розшифровкою за видами виплат, розміри і підстави відрахувань із зарплати та суму, яка належить до виплати. Іншого чинним законодавством не передбачено, тому саме ці позиції й перевіряють під час спору про розрахунок.

Форма повідомлення

Чіткої форми повідомлення про розмір зарплати нормативно-правовими актами не встановлено. На практиці підприємство видає працівникові розрахунковий лист із даними про суми, що належать до виплати, і про відрахування з них. Законодавство не містить заборони надавати цю інформацію на електронну адресу, яку вказав сам працівник, за його згодою. Тому електронна розсилка розрахункових листів є допустимим варіантом, коли згода працівника зафіксована.

Як оформити згоду

Згоду краще фіксувати письмово і зберігати разом із кадровими документами. У заяві працівник зазначає конкретну електронну адресу і підтверджує, що погоджується отримувати на неї відомості про розмір заробітної плати. У наказі або в положенні про оплату праці описують порядок: хто формує розрахункові листи, у який строк надсилає, як фіксується факт надсилання. Окремо варто передбачити порядок зміни адреси та відкликання згоди — це знімає більшість подальших питань.

Кому ще можна надавати ці дані

Статтею 31 Закону встановлено, що відомості про оплату праці працівника надаються будь-яким органам чи особам лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу працівника. Установленої форми таких відомостей законодавство не передбачає, оскільки випадки різні. Водночас є затверджена форма довідки про доходи (заробітну плату), яку роботодавець надає працівникові — наприклад, для призначення соціальної допомоги і житлових субсидій або для оформлення пенсії.

Відповідальність

Невиконання норм Закону, будь-якої його статті, є порушенням законодавства про оплату праці. Тому порядок повідомлення і зберігання підтверджень доцільно описати документально: це і є доказ виконання обов’язку.

Суміжні сторінки

нарахування і виплата зарплати, оскарження звільнення працівника, юридичний супровід бізнесу.

Коротко про головне

Чи можна надсилати розрахунковий лист на пошту працівника?

Законодавством не передбачено заборони надавати працівникові інформацію про розмір його зарплати на зазначену ним електронну адресу за його згодою.

Які дані має містити повідомлення?

Загальну суму заробітної плати з розшифровкою за видами виплат, розміри і підстави відрахувань із зарплати та суму зарплати, яка належить до виплати (ст. 30 Закону України «Про оплату праці»).

Кому можна передавати відомості про зарплату?

Будь-яким органам чи особам — лише у випадках, передбачених законодавством, або за згодою чи на вимогу працівника (ст. 31 Закону).