Мінфін прибрав факсиміле з Положення №88: що змінилося в первинних документах з 30 жовтня 2026 року

З 30 жовтня 2026 року діє наказ Міністерства фінансів від 02.10.2026 №514, який змінив Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Положення №88). З пункту 2.4 вилучено абзац про факсимільне відтворення підпису, а пункт 2.6 про самостійно виготовлені бланки доповнено відсиланням до Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Для компаній, що передали облік на аутсорсинг бухгалтерських послуг, це означає перевірку договорів, бланків і порядку підписання документів до закриття звітного року.

Що саме змінив наказ Мінфіну №514

Наказ від 02.10.2026 №514 зареєстровано в Мін’юсті 15.10.2026 за №1386/46780 і опубліковано в «Офіційному віснику України» 30.10.2026; за пунктом 3 наказу він набирає чинності з дня офіційного опублікування. Зміни внесено до глави 2 Положення №88, і їх лише дві:

1. З пункту 2.4 вилучено абзац другий, який допускав факсимільне відтворення підпису при оформленні первинних документів «у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства». Чинна редакція пункту 2.4 залишила загальне правило: документ підписують особисто, підпис може бути скріплений печаткою, електронний підпис накладають за законодавством про електронні документи.
2. Пункт 2.6 після слів «типових або спеціалізованих форм» доповнено словами «з урахуванням особливостей документального оформлення окремих господарських операцій, визначених Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»».

Самі обов’язкові реквізити первинного документа (назва, дата складання, назва підприємства, зміст і обсяг операції, посади та прізвища відповідальних осіб, особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи) залишилися в ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. Наказ №514 їх не змінює.

Факсиміле: що залишилось дозволеним

Вилучення абзацу з Положення №88 прибрало дублювання, а правило використання факсиміле лишилося в ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу: аналог власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом або іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога власноручних підписів або інакше врегульовано порядок його використання. Тому для компанії значення має зміст договору з контрагентом, а відомча норма тепер на це питання мовчить.

Ризик для бізнесу лежить у податковій площині: документ, який не відповідає ч. 2 ст. 9 Закону №996, під час перевірки оспорюють як підставу для витрат і податкового кредиту. Той самий Закон у ч. 2 ст. 9 називає неістотними недоліки, що не заважають ідентифікувати особу та встановити дату, підприємство, зміст і обсяг операції. Факсиміле без письмової згоди зі зразками до цієї категорії відносять рідко.

Що зробити бізнесу до кінця року

Для компанії з власним бухгалтером або на аутсорсингу обліку перелік дій однаковий, різниться лише виконавець.

1. Скласти перелік документів, на яких підпис керівника ставлять факсиміле: акти, видаткові накладні, довіреності, листи контрагентам.
2. Перевірити договори з контрагентами на наявність письмової згоди на факсиміле зі зразками аналогів підписів або з порядком їх використання (ч. 3 ст. 207 ЦКУ). Там, де згоди немає, підписати додаткову угоду або додаток до договору.
3. Переглянути самостійно виготовлені бланки на відповідність п. 2.6 Положення №88 і ч. 2 ст. 9 Закону №996, зокрема для послуг, робіт і оренди, де з 1 квітня 2026 року діє спрощений порядок за Законом №4791-IX.
4. Оновити наказ про облікову політику та графік документообігу: хто підписує, яким способом, у які строки.
5. Перевести підписання на кваліфікований електронний підпис там, де факсиміле використовували заради швидкості: КЕП закриває питання і з ЦКУ, і з Положенням №88.

За нашим досвідом, такий аудит для компанії з кількома десятками контрагентів займає від кількох днів, а строк залежить від кількості договорів і готовності контрагентів підписати додаткові угоди. Якщо під час перевірки ДПС уже склала акт з посиланням на дефектну первинку, підключаємо напрям податкові спори та оскарження актів.

Часті запитання

Чи заборонено факсиміле на первинних документах з 30 жовтня 2026 року?

Заборони немає. Наказ №514 вилучив з Положення №88 норму, яка відсилала до цивільного законодавства. Порядок використання факсиміле далі визначає ч. 3 ст. 207 ЦКУ: випадки, встановлені законом, або письмова згода сторін зі зразками аналогів підписів чи з порядком їх використання.

Що саме змінилося в пункті 2.6 Положення №88?

Самостійно виготовлені бланки, як і раніше, мають містити обов’язкові реквізити або реквізити типових чи спеціалізованих форм. Наказ №514 додав вимогу враховувати особливості документування окремих операцій, визначені Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Чи потрібно переукладати договори з контрагентами?

Переукладати договори потрібно лише там, де факсиміле використовують без письмової згоди сторін. Достатньо додаткової угоди або додатка до договору, який описує порядок використання аналога підпису.

Чи можна підписувати акт послуг лише з боку виконавця?

Так, з 1 квітня 2026 року за ч. 2 ст. 9 Закону №996 (Закон №4791-IX) акт про послуги, роботи або оренду може не містити посади, прізвища і підпису замовника, якщо такий порядок передбачено письмовим договором і операцію відображено в обліку в періоді її здійснення. Виняток: операції за публічні кошти, оренда державного чи комунального майна, будівельний підряд, проєктно-вишукувальні роботи, пожертва і благодійна допомога.