Электронный документооборот в Украине: президент подписал новый закон

6 августа 2021 года Президент Украины подписал новый закон, который регулирует особенности предоставления электронных публичных услуг.

Закон предусматривает ведение электронного документооборота и запрещает государственным органам требовать от физических и юридических лиц предоставление документов на бумажных носителях.

Премьер-министр отметил, что на полную реализацию нового закона отведено три месяца, поэтому существенные изменения украинцы почувствуют не раньше ноября текущего года.

Как только закон вступит в силу, органы государственной власти больше не смогут требовать документы в бумажном виде. Это касается также справок и удостоверений. Вся информация будет содержаться в соответствующих государственных реестрах.

Такой подход к организации документооборота позволит увеличить количество предоставляемых е-услуг, а также минимизировать и в будущем окончательно уничтожить коррупционную составляющую.

Минцифры уже ведет активную работу по автоматизации услуг с целью полного исключения человеческого фактора.

Большинство услуг, например, подача заявления о регистрации брака, запись в очередь в дошкольное учреждение, получение справок, назначение выплат и пенсий и мн. др. можно будет получать на площадке приложения «Дія».

Оцифрование услуг будет происходить поэтапно и завершится к 2024 году.

Что меняется для компании

Закон предусматривает ведение электронного документооборота и запрещает государственным органам требовать от физических и юридических лиц предоставление документов на бумажных носителях. Запрет распространяется и на справки с удостоверениями: вся информация содержится в соответствующих государственных реестрах. На полную реализацию закона отводилось три месяца, поэтому существенные изменения ощущались начиная с ноября того же года. Оцифровка услуг шла поэтапно, с завершением к 2024 году.

Что нужно, чтобы работать с электронными документами

Набор короткий. Первое — действующие ключи электронной подписи у тех, кто подписывает документы: руководителя, бухгалтера, уполномоченного представителя. Второе — понятный порядок обмена: через какой сервис отправляются документы, как фиксируется факт получения, кто отвечает за архив. Третье — хранение: электронные документы хранятся столько же, сколько их бумажные аналоги, поэтому заранее решают, где лежит архив и кто имеет к нему доступ при смене сотрудника.

Договоры в электронной форме

При переходе на электронный обмен в договорах проверяют несколько пунктов: согласие сторон на электронную форму, перечень лиц, уполномоченных подписывать, адреса для обмена документами, порядок действий при недоступности сервиса и момент, с которого документ считается полученным. Эти формулировки решают большинство будущих споров о том, был ли документ направлен и получен вовремя.

Чем помогаем

Готовим ключи и документы под электронный обмен: ключи ЭЦП без присутствия, составление договоров, юридическое сопровождение бизнеса, абонентское юридическое обслуживание.

Коротко о главном

Когда был подписан закон?

6 августа 2021 года Президент Украины подписал закон, который регулирует особенности предоставления электронных публичных услуг.

Что он запрещает государственным органам?

Требовать от физических и юридических лиц предоставление документов на бумажных носителях, включая справки и удостоверения. Вся информация содержится в соответствующих государственных реестрах.

Когда изменения стали ощутимыми?

На полную реализацию закона отводилось три месяца, поэтому существенные изменения ощущались не раньше ноября того же года.

Где получают услуги?

Большинство услуг — подача заявления о регистрации брака, запись в очередь в дошкольное учреждение, получение справок, назначение выплат и пенсий — доступны на площадке приложения «Дія». Оцифровка проходила поэтапно с завершением к 2024 году.

С чего начинают переход

Перевод документооборота в электронный вид удобнее делать по участкам, а не целиком. Обычный порядок такой. Сначала берут один поток с наибольшим объёмом бумаги — чаще всего это договоры с постоянными контрагентами или акты выполненных работ. Для него выпускают ключи подписи, согласовывают сервис обмена и подписывают с контрагентами соглашение об электронном взаимодействии. Затем описывают маршрут документа внутри компании: кто готовит, кто согласовывает, кто подписывает и где документ оседает после подписания. И только после того, как участок работает без сбоев пару месяцев, к нему добавляют следующий. Такой порядок даёт понятную точку отката: если что-то не заработало, бумажный вариант по этому участку остаётся доступным.